Sådan automatiserer I opfølgning på tilbud og leads

Et tilbud er sendt, og så sker der ingenting. Ikke fordi kunden har sagt nej, men fordi opfølgningen druknede i en travl uge. Det er en af de mest almindelige opgaver at automatisere, og en af dem, der giver hurtigst udbytte.

Hvorfor opfølgning er en god første automatisering

Opgaven gentages, følger faste trin og bygger på oplysninger, der som regel allerede ligger i et CRM eller en mail. Det er præcis de tre ting, der gør en opgave egnet til at blive automatiseret.

Sådan ser en enkel opfølgningsautomatisering ud

1. Trigger. Et tilbud får status "Sendt" i CRM'et, eller en kunde udfylder en formular.

2. Ventetid. Automatiseringen venter et fastsat antal dage, fx tre og ti.

3. Tjek. Er status stadig "Sendt"? Har kunden svaret? Ellers stopper automatiseringen.

4. Handling. Opret en opgave til den ansvarlige med kundens navn og et link til tilbuddet, eller send en kort, personlig mail.

5. Log. Noter i CRM'et, hvad der er sket, så alle kan se historikken.

Lad et menneske sende de vigtige mails

Vi anbefaler som udgangspunkt, at automatiseringen laver en opgave eller en kladde og ikke sender direkte. En hurtig gennemlæsning tager få sekunder og fanger, at kunden faktisk ringede i går. Fuldautomatiske mails egner sig bedre til bekræftelser og kvitteringer end til salgssamtaler.

Fælder, I skal undgå

• Dubletter. Samme kunde kan stå i flere lister. Tjek for eksisterende poster, før der oprettes nye.

• For mange mails. Sæt et loft, så en kunde ikke får tre påmindelser samme uge.

• Manglende afmelding. Markedsføringsmails kræver, at kunden kan sige nej. Særligt til privatpersoner gælder skrappere regler end mellem virksomheder.

• Ingen opfølgning på fejl. Byg en besked til jer selv, hvis automatiseringen fejler.

Tip: Mål, hvor mange tilbud der ender som aftaler før og efter. Så ved I, om automatiseringen faktisk virker.

Kom i gang

Skriv jeres nuværende opfølgning ned, trin for trin, inklusive undtagelserne. Det er allerede halvdelen af arbejdet. Vil I have hjælp til at bygge det, kan vi kortlægge og automatisere arbejdsgangen i Make. Book en samtale, så finder vi ud af, om opgaven egner sig.