Automatisering af fakturering: hvad kan man, og hvad skal man passe på?

Fakturering består af mange små, ensartede trin: samle oplysninger, oprette fakturaen, sende den og følge op. Det gør den til en oplagt kandidat til automatisering. Men det er også et område, hvor fejl koster penge, så det gælder om at vælge, hvad der automatiseres, og hvad et menneske skal se.

Hvad kan automatiseres?

• Oprettelse af fakturaudkast. Ud fra en færdig ordre, en tidsregistrering eller en aftale kan et udkast oprettes i regnskabssystemet.

• Overførsel af oplysninger. Kundenavn, adresse, varelinjer og betalingsbetingelser kan hentes fra CRM, webshop eller regneark i stedet for at blive tastet.

• Udsendelse. En godkendt faktura kan sendes til kunden automatisk.

• Påmindelser. Forfaldne fakturaer kan give en opgave til jer eller en høflig påmindelse.

• Afstemning og overblik. Status kan samles i en oversigt, så I ser, hvad der mangler betaling.

Hvad der er muligt, afhænger af jeres regnskabssystem. De fleste udbydere, herunder e-conomic, tilbyder en måde at forbinde udefra, men omfang og vilkår varierer. Tjek det, før I planlægger.

Lad et menneske godkende

Vores anbefaling er, at automatiseringen opretter udkast, og at en person godkender, før noget sendes. Det tager kort tid, og det fanger forkerte beløb, dubletter og fakturaer til kunder, der ikke skulle have en.

Det skal I passe på

• Dubletter. Samme ordre må ikke give to fakturaer. Byg en kontrol, der markerer, at en ordre er faktureret.

• Moms og kreditnotaer. Særtilfælde, som udenlandske kunder og rettelser, kræver klare regler eller manuel behandling.

• Adgang. Giv kun automatiseringen de rettigheder, den har brug for, og opbevar adgangsnøgler forsvarligt.

• Bogføring og opbevaring. Regnskabsmateriale skal opbevares efter bogføringsloven. Sørg for, at automatiseringen ikke ændrer eller sletter noget, der skal gemmes.

• Persondata. Fakturaer indeholder personoplysninger. Har I en databehandler, skal der være en aftale.

• Fejlhåndtering. Få besked, hvis en faktura ikke bliver oprettet, i stedet for at opdage det ved månedsafslutningen.

Tip: Start med udkast og påmindelser. Når det kører stabilt, kan I overveje at automatisere mere.

Vi har ikke autorisation til at give regnskabsmæssig eller juridisk rådgivning, så aftal regler for moms og bogføring med jeres revisor. Det, vi kan hjælpe med, er at få selve arbejdsgangen bygget og testet. Læs mere om automatisering, eller book en samtale.