Sådan finder I den første opgave, der er værd at automatisere

Den første automatisering skal ikke imponere. Den skal virke, blive brugt og vise jer, hvad automatisering kan i jeres virksomhed. Derfor er valget af opgave vigtigere end valget af værktøj.

Fem kriterier for en god første opgave

1. Den gentager sig ofte

En opgave, der løses hver dag eller hver uge, giver noget igen hurtigt. En opgave, der sker fire gange om året, er sjældent det hele værd, selv hvis den er irriterende.

2. Trinnene er de samme hver gang

Automatisering er stærkest, når der er faste regler: Når X sker, skal Y gøres. Kræver hver sag en ny vurdering, er det et tegn på, at opgaven skal forenkles, før den kan automatiseres.

3. Oplysningerne ligger digitalt

Mails, regneark, CRM og økonomisystemer kan forbindes. Oplysninger på papir eller i hovedet på en kollega kan ikke. Hvis data er spredt og ufuldstændige, er oprydning ofte det egentlige første skridt.

4. Fejl koster noget

Glemte opfølgninger, tastefejl i fakturaer og henvendelser, der ikke bliver besvaret, koster penge eller kunder. En automatisering, der fjerner den slags fejl, er lettere at se værdien af.

5. Nogen ejer opgaven

Der skal være en person, der kender opgaven, kan forklare undtagelserne og opdager, hvis noget ikke virker. Uden en ejer går selv gode automatiseringer i stå.

Typiske første kandidater

• Nye henvendelser. Fra formular eller mail til CRM, med firmaoplysninger slået op automatisk og en opgave til den rette person.

• Opfølgning på tilbud. Når et tilbud er sendt, sættes påmindelser i gang, og status samles samme sted.

• Ordre til faktura. Oplysninger flyttes fra ordren til økonomisystemet uden at blive tastet igen.

• Nye kunder. Velkomstmail, oprettelse i systemerne og opgaver til de relevante kolleger.

• Faste rapporter. Tal fra flere kilder samles automatisk i den samme oversigt hver uge.

Sådan vurderer I jeres egen kandidat

Sæt et kvarter af og skriv opgaven ned, trin for trin, som den løses i dag. Noter derefter:

• Hvor ofte opgaven løses om måneden.

• Hvor lang tid den tager hver gang.

• Hvilke systemer oplysningerne kommer fra og skal hen til.

• Hvilke undtagelser der opstår, og hvor ofte.

Gang antal med tid, så har I et realistisk billede af, hvor mange timer opgaven bruger. Det tal er jeres eget, og det er det bedste grundlag for at vurdere, om en automatisering kan betale sig.

Tre fejl, der får projekter til at gå i stå

At automatisere en dårlig arbejdsgang

En uklar proces bliver ikke bedre af at køre automatisk. Ryd op i trinnene først.

At starte for stort

Vælg en afgrænset opgave. Når den kører, har I lært nok til at tage den næste.

At glemme, hvad der sker, når noget går galt

Aftal på forhånd, hvem der får besked, hvis en oplysning mangler, eller et system ikke svarer.

Husk persondata: Behandler automatiseringen oplysninger om personer, skal der være en databehandleraftale med den, der bygger og driver løsningen. Og løsningen bør kun bruge de oplysninger, der er nødvendige for opgaven.

Sådan kan R·ai hjælpe

Har I en kandidat, kan vi tage den i en kort samtale og vurdere, om den er klar til at blive automatiseret. Læs mere om automatisering, eller tag det gratis AI-tjek for at se, hvor I står.