AI-politik til medarbejdere: det skal den indeholde

De fleste virksomheder har medarbejdere, der allerede bruger ChatGPT, Copilot eller Claude, uanset om ledelsen har taget stilling. En AI-politik gør det tydeligt, hvad der er i orden, og hvad der ikke er. Den behøver ikke fylde mere end en til to sider.

Hvorfor har I brug for en AI-politik?

Uden aftaler bestemmer hver medarbejder selv, hvilke oplysninger der havner i hvilke værktøjer. Det er sjældent ond vilje. Det er nysgerrighed og travlhed. Men det betyder, at kundedata, kontrakter og interne dokumenter kan ende i værktøjer, ingen har vurderet.

En politik giver også medarbejderne tryghed. Mange holder sig tilbage, fordi de ikke ved, om de må. Klare rammer gør det lettere at bruge AI, hvor det hjælper.

De seks punkter, politikken skal dække

1. Godkendte værktøjer. Hvilke AI-værktøjer må bruges til arbejde, og med hvilket abonnement? Firmakonti og gratis private konti er ikke det samme, blandt andet når det gælder, hvad udbyderen må bruge dataene til.

2. Hvilke oplysninger må ikke indtastes. Skriv det konkret: personoplysninger om kunder og kolleger, kontraktvilkår, priser, kildekode og alt, der er markeret fortroligt. Brug eksempler, ikke abstrakte formuleringer.

3. Kontrol af svar. AI kan skrive noget, der lyder rigtigt, men er forkert. Medarbejderen er ansvarlig for det, vedkommende sender videre, uanset om AI har skrevet det.

4. Åbenhed. Hvornår skal man fortælle kunder eller kolleger, at AI er brugt? Beslut det på forhånd, især ved tekster og analyser, kunder betaler for.

5. Ejerskab. Hvem svarer på spørgsmål, godkender nye værktøjer og opdaterer politikken? Én person med tid slår en gruppe uden ansvar.

6. Oplæring. En politik, ingen har fået forklaret, virker ikke. Sæt tid af til en kort gennemgang, og gentag den, når nye starter.

Tip: Start med en tjekliste på en side i stedet for et langt dokument. Den er nemmere at læse og nemmere at følge.

Sådan kommer I i gang på en uge

• Kortlæg, hvilke værktøjer medarbejderne bruger i dag. Spørg åbent, uden at det føles som en kontrol.

• Skriv et første udkast med de seks punkter ovenfor.

• Få det læst af to eller tre medarbejdere med forskellige opgaver. De finder de huller, ledelsen overser.

• Præsenter den, og aftal, hvornår den gennemgås igen. Halvårligt er et fint sted at starte.

Sammenhæng med AI-forordningen

AI-forordningen stiller krav om, at virksomheder sikrer, at medarbejdere har tilstrækkelige AI-færdigheder. En AI-politik og en kort oplæring er et godt første skridt. Læs mere i artiklen om AI-forordningen og jeres medarbejdere.

Vil I have hjælp til at skrive politikken eller få den forankret, kan vi gøre det som en del af AI-rådgivning. Er I i tvivl om, hvor I står, kan I starte med det gratis AI-tjek. Bemærk, at en AI-politik ikke erstatter juridisk rådgivning.